向管理要效益——华韩集团OA办公系统投入使用

近日，记者从华韩整形美容医院投资股份有限公司了解到，这家成立不到一年的集团在内部做了多项优化管理的措施，其中，全面推行OA办公系统便是其中卓有成效的一项。
 

首先，集团使用OA办公系统以来，工作效率明显变快。要按过去的程序，报告、审批文件等等，每天几十份文件，要在各位老总和职能部门之间转一圈，少则三到五天，多则十天半月。有时候一份文件可能压在某个总监手里，兴许十天半月也不见得能“转”出来，大大影响了工作效率。

企业OA系统，主要包括内部邮件系统、文件分发和公文处理系统等。比起过去的文件审阅流程，一份报告从拟稿、送审到批复，整个过程快多了。有了OA系统之后，文件完全在网上发送到有关领导和职能部门，有些需要拟议的文件，可以同时分发，大大加快了公文“旅行”的节奏。更重要的是，公文“旅行”带上了“时间戳记”，文件什么时间发送的，现在到了哪个环节，需要什么时间回复，回复状况如何，一目了然。

其次，内部沟通多了，管理更民主了。在用了一段时间后，大家似乎才真正意识到OA系统的好处。对总部上下影响大的是内部沟通系统，这包括电子邮件、公文发布和办公事务处理。这个影响，如果用一句话来概括，那就是“改变了大家过去的工作习惯”。比如普通职员，有问题直接可以给老总发邮件，这已经不是什么新鲜事了；办公事务相对过去显得更透明了，现在公司正在关注哪些问题，那些问题的讨论进展到什么程度了，相关的资料，比如库存、定单进展情况，有关人员可以很方便地在内部网上面看到。

目前华韩集团的目标就是，培养集团员工每天上班的第一件事情，就是看看自己的“电子公告”、“待办工作”、“在办工作”、“你的邮件”分别是什么状态，看看自己的工作计划里还有哪些需要协调的问题，需要哪些数据和资料。使工作由一座精确的“时钟”，以大家共同可以感受到的节奏控制着，整个集团有序地运转着，人为的干预大为减少。

华韩集团CEO李昕隆先生就有感受，“计算机网络突破了管理幅度的限制。过去我很难做到直接与下属的沟通，现在这很方便，可以说我的‘眼睛更亮了、耳朵更长了。”